Diese Aufgaben kann eine Hausverwaltung automatisieren
Viele Verwalter fragen sich, welchen Mehrwert Automatisierung und KI in der Hausverwaltung leisten kann. Meine kurze Antwort lautet: Fast die ganze Routinearbeit lässt sich automatisieren.
Schwer zu ersetzen sind aber klarerweise Besichtigungen, Wohnungsübergaben und Gespräche vor Ort.
In diesem Artikel zeige ich Ihnen die Kernbereiche, was in jedem Bereich möglich ist, wo die Grenzen liegen und womit Sie am besten anfangen.
Von: Leo Uggowitzer
Was heute automatisch geht
| Bereich | Was sich automatisieren lässt |
|---|---|
| Kommunikation | Anrufe, Mails und Anfragen annehmen, sortieren und beantworten und daraus resultierende Aufgaben vorbereiten oder erledigen. |
| Schäden und Handwerker | Meldungen erfassen, Handwerker in Standardfällen beauftragen und Termine nachverfolgen. Angebote und Versicherungsmeldungen vorbereiten. |
| Wartung und Fristen | Prüfpflichten, Vertragsabläufe und Verlängerungen überwachen, bevor etwas übersehen wird. |
| Finanzen | Rechnungen, Zahlungen, Mahnungen, Zählerstände und die Vorausschau vorbereiten und prüfen. |
| Eigentümer | Das meiste rund um Versammlungen, Protokolle und Beschlüsse. |
| Vermietung | Wiedervermarktung, Verträge und Mieterwechsel. |
| Internes und Datenschutz | Wissen, Kennzahlen und Datenschutzpflichten ordnen und aktuell halten. Maßnahmen werden an Zuständige weitergegeben oder erledigt. |
Die Faustregel: Alles, was regelmäßig vorkommt und nach festen Regeln abläuft, lässt sich automatisieren. Ihr Anwendungsfall ist nicht dabei? Schreiben Sie mir, und ich sage Ihnen, ob er sich umsetzen lässt.
1. Kommunikation
Anrufe, Mails und Nachrichten kosten in den meisten Hausverwaltungen die meiste Zeit. Deshalb bringt Automatisierung hier am schnellsten Entlastung.
Eingehende Mails werden automatisch der richtigen Liegenschaft und der zuständigen Person zugeordnet. Standardfragen beantwortet das System selbst, für den Rest liegt ein Antwortentwurf bereit. Mieter und Eigentümer bekommen auf Nachfrage den aktuellen Stand ihres Anliegens, ohne dass jemand nachsehen muss.
Außerhalb der Geschäftszeiten nimmt ein KI Telefon die Anrufe an. Es erfasst das Anliegen und legt einen fertigen Vorgang an. Echte Notfälle werden sofort an den Notdienst weitergeleitet. Wichtig dabei: Die Anrufer wissen, dass sie mit einer KI sprechen.
2. Schäden und Handwerker
Eine Schadensmeldung zieht viele kleine Schritte nach sich. Rückfragen, Fotos, Handwerker suchen, Termine abstimmen und alle informieren.
Automatisiert fragt das System die wichtigen Punkte gleich bei der Meldung ab und hängt Fotos direkt an den Vorgang. Danach wird der passende Handwerker nach festen Regeln beauftragt. Der Mieter erhält eine Bestätigung und später den Termin. Auch das Einholen und Vergleichen von Angeboten sowie die Meldung an die Versicherung lassen sich automatisieren.
3. Wartung und Fristen
In jeder Liegenschaft gibt es Prüfpflichten und Fristen. Aufzüge, Feuerlöscher, Spielplätze, befristete Mietverträge oder auslaufende Wartungsverträge. Wird hier etwas übersehen, kann es teuer werden.
Automatisch überwacht das System alle Termine und Fristen. Rechtzeitig vorher wird der zuständige Betrieb beauftragt oder der Vorgang zur Entscheidung vorgelegt. Niemand muss mehr Listen führen oder sich auf sein Gedächtnis verlassen.
4. Finanzen
Eingehende Rechnungen werden ausgelesen, dem richtigen Auftrag zugeordnet, vorgeprüft und zur Freigabe vorgelegt. Zahlungseingänge werden laufend mit den offenen Posten abgeglichen. Mahnungen gehen nur dann hinaus, wenn wirklich etwas offen ist.
Besonders im Herbst spart die KI viel Arbeit bei der Vorausschau. Sie wertet die Abrechnungen der letzten Jahre aus und erstellt einen Entwurf pro Liegenschaft. Sie müssen nur noch prüfen und anpassen. Die Begleitschreiben entstehen gleich mit.
5. Eigentümer
Einladungen zur Eigentümerversammlung samt Tagesordnung werden automatisch erstellt und versendet. Die Versammlung wird aufgenommen, wenn alle Anwesenden zugestimmt haben. Die KI schreibt daraus das Protokoll mit allen Beschlüssen.
Statt eines halben Tages Schreibarbeit bleibt nur noch das Korrekturlesen. Auch Umlaufbeschlüsse und regelmäßige Berichte an die Eigentümer lassen sich automatisieren.
6. Vermietung
Die Kündigung einer Wohnung stößt automatisch den Wiedervermarktungs-Prozess an. Unterlagen werden angefordert, Interessenten buchen Besichtigungen selbst und das Inserat wird zur Freigabe vorbereitet. So sinken die Leerstandstage.
Mietverträge, Mietanbote und Übergabeprotokolle entstehen auf Knopfdruck aus geprüften Stammdaten. Bei einem Mieterwechsel werden alle Daten und Schreiben automatisch angepasst.
7. Internes und Datenschutz
In vielen Betrieben steckt das Wissen in den Köpfen der Mitarbeitenden. Wenn Abläufe dokumentiert und automatisiert sind, läuft der Betrieb unabhängig von einzelnen Personen. Ein KI Assistent kann Ihrem Team zudem Fragen zu jeder Liegenschaft beantworten.
Auch viele Pflichten aus der DSGVO sind Routine. Löschfristen werden überwacht, Auskunftsanfragen automatisch zusammengestellt und Zugänge ausgeschiedener Mitarbeitender zuverlässig gesperrt. Die rechtliche Bewertung bleibt beim Menschen. Ich arbeite zusätzlich mit einer externen Datenschutzbeauftragten zusammen, die man hinzuziehen könnte.
Was sich nicht automatisieren lässt
Einige Aufgaben bleiben beim Menschen. Dazu gehören Begehungen und Wohnungsübergaben vor Ort, heikle Gespräche wie bei Mietrückständen oder Streit unter Nachbarn sowie alle Entscheidungen und Freigaben.
Der Grundsatz lautet: Die Automatisierung bereitet vor und der Mensch entscheidet.
Womit Sie am besten anfangen
Sie müssen nicht alles auf einmal umsetzen. Beginnen Sie dort, wo am meisten Zeit verloren geht oder Fehler am teuersten sind. In vielen Verwaltungen ist das die Kommunikation, gefolgt von Schadensmeldungen und Finanzen.
Ihre bestehende Verwaltersoftware müssen Sie dafür nicht austauschen. Mit dem Tool Make verbinde ich Ihre vorhandenen Programme. Ihr Team arbeitet weiter in den gewohnten Systemen. Sollte Ihr Programm keine passende Schnittstelle anbieten, um Make anzubinden, finden wir eine alternative Lösung.
Wie ein Projekt bei mir abläuft, lesen Sie im Artikel In 3 Schritten zur automatisierten Hausverwaltung.
Fazit
In der Hausverwaltung lässt sich heute fast die ganze Routinearbeit automatisieren. Von der Kommunikation über Schäden, Fristen und Finanzen bis zu Eigentümern, Vermietung und Datenschutz.
Was bleibt, ist die Arbeit, für die Sie als Verwalter wirklich gebraucht werden: vor Ort sein, entscheiden und mit Menschen reden.
Wenn Sie wissen möchten, welcher Bereich in Ihrer Hausverwaltung das größte Potenzial hat, sprechen wir am besten in einem kostenlosen Kennenlernen darüber.