In 3 Schritten zur automatisierten Hausverwaltung
Viele Hausverwaltungen sind sich bewusst, dass im Alltag viel Zeit in Aufgaben fließt, die eigentlich nicht händisch erledigt werden müssten.
Trotzdem bleibt das Thema Automatisierung oft liegen. Zum Beispiel weil nicht klar ist, wo man anfangen soll, oder weil schon einmal etwas umgesetzt wurde, das nach ein paar Wochen nicht mehr funktioniert hat.
Das primäre Problem ist oft eine fehlende entsprechende Projektvorbereitung.
In diesem Artikel gehen wir die 3 Schritte durch, nach denen ich Automatisierungsprojekte mit Hausverwaltungen umsetze. Dieser Ablauf ist für mich nicht verhandelbar, weil er sicherstellt, dass die Lösungen am Ende den Alltag bestehen.
Von: Leo Uggowitzer
Schritt 1: Ein Workshop ist das A und O, um eine Hausverwaltung zu automatisieren
In einem Workshop sehe ich mir gemeinsam mit der Geschäftsführung an, wie die Prozesse im Betrieb aktuell tatsächlich ablaufen.
Das Ziel ist es, mögliche Problemstellungen und Lösungen zu finden und diese zu priorisieren.
Dafür stelle ich zu Beginn Fragen zu den einzelnen Bereichen im Unternehmen. Typische Fragen sind:
- Welche Programme und Tools werden im Alltag verwendet?
- In welchem System werden die Kundendaten geführt?
- Wer koordiniert Termine, Mails und Rückmeldungen?
- Welche Kennzahlen sind für Sie wichtig?
Außerdem frage ich, wie hoch die Geschäftsführung den aktuellen Automatisierungsgrad selbst einschätzt. Das gibt schon früh ein gutes Gefühl dafür, wo der Betrieb steht.
Das Ergebnis des Workshops
Aus den Antworten leiten wir gemeinsam Probleme und Engpässe ab. Daraus entstehen Potenziale für Automatisierung und KI und erste mögliche Lösungen.
Schritt 2: Umsetzung in Sprints
Die priorisierten Lösungen setze ich nicht alle auf einmal um. Stattdessen teile ich sie in Gruppen auf, und diese Gruppen setze ich nacheinander in sogenannten Sprints um.
So entsteht früh ein spürbarer Nutzen, weil die wichtigsten Lösungen zuerst fertig werden. Gleichzeitig bleibt das Projekt übersichtlich, und die Mitarbeitenden müssen sich nicht an zu viele Änderungen gleichzeitig gewöhnen.
Die Automatisierungen baue ich mit Make, einem Tool, mit dem sich tausende Programme über ihre Schnittstellen verbinden lassen. Als zertifizierter Make-Experte achte ich darauf, dass die Abläufe sauber aufgebaut und dokumentiert sind.
Schlecht aufgebaute Automatisierungen verbrauchen unnötig viele Credits, die laufend Geld kosten. Und sie brechen oft nach einigen Wochen oder Monaten zusammen, ohne dass jemand weiß, warum.
Neben der Automatisierung programmiere ich auch individuelle Webapplikationen und andere Tools.
Datenschutz in der Umsetzung
Gerade in der Hausverwaltung wird mit vielen sensiblen personenbezogenen Daten gearbeitet. Deshalb ist Datenschutz von Anfang an Teil der Umsetzung. Um das zu gewährleisten, arbeite ich mit einer externen Datenschutzbeauftragten zusammen.
Schritt 3: Nachbetreuung und Change Management
Eine Automatisierung oder eine sonstige Prozessänderung wird erst dann erfolgreich, wenn sie im Alltag auch genutzt wird. Ich führe deswegen für alle Projekte eine Nachbetreuungsphase mit fixen Terminen durch.
In diesen Terminen sehe ich mir an, was reibungslos läuft und was nicht, und welche Maßnahmen getroffen werden müssen.
Es kommt z.B. vor, dass Mitarbeitende eine neue Lösung nicht nutzen. Dann spreche ich mit ihnen und finde heraus, woran es liegt. Diesen Teil nennt man auch Change Management.
Fazit
Automatisierung kann einer Hausverwaltung viel Arbeit abnehmen.
Damit das gelingt, braucht es aber einen klaren Ablauf: zuerst verstehen, dann priorisieren, dann umsetzen und danach begleiten. Die 3 Schritte im Überblick:
- Workshop: Ausgangslage, Abläufe und Probleme erfassen; Lösungen finden und priorisieren
- Umsetzung in Sprints: Lösungen gruppiert etablieren; Datenschutz
- Nachbetreuung und Change Management
Wenn Sie wissen möchten, welche Abläufe in Ihrer Hausverwaltung automatisiert werden können, ist der Workshop der richtige erste Schritt.